חברות רבות במשק מתחומים מגוונים עורכות מפעם לפעם אירועים עסקיים לצורך קידום, שיווק והכרה לקהל לקוחותיה. בין אם מדובר בכנס עסקים, או בוועידה יוקרתית, אירוע השקה או טקס חגיגי, ארגון האירוע דורש חשיבה, תכנון והיערכות מורכבת. חברות הפקה חיצוניות נותנות מענה לפרויקטים כאלה:
לצורך הפקת אירוע עסקי מוצלח הנה לכם כללי זהב:
- הגדרת מטרת האירוע
בהגדרת האירוע נענה על השאלות: מי האורחים שלי וכמה, איזה ערך מוסף הם מקבלים באירוע, האם האירוע נועד לקדם מוצר או לחשוף שירות, מה התקציב, והיכן האירוע יתקיים, כל השאלות האלה ילוו את המארגן מתחילת התכנון ועד סוף האירוע.
- תוכן
על מנת להשאיר את האורחים ערניים וקשובים באירוע יש צורך למלא את חלל הזמן בתוכן מעניין לאורך כל זמן האירוע, החל מהתכנסות ועד הפיזור. הרצאה או הופעה עם תוכן מעניין מרתק ולא "כבד" מידי, עם נגיעות של הומור, קצר וקולע – שהרי המטרה היא להשאיר את האורחים קשובים ועם אנרגיה להמשך האירוע, כיבוד שעוד נדבר על כך בהמשך והיעד הסופי הוא שהאורחים יצאו מרוצים וייחשפו למסר.
- מיקום
המיקום חשוב מאוד ויש לקחת בחשבון את נוחות ההגעה, חניה, אפשרות להרצאה או מצגת, מתאים לכמות האורחים, רישיון עסק וביטוח, כיבוד כשר, שירות, מענה ופתרון לאתגרים ותקלות שיעלו בהמשך.
- כיבוד
בדרך כלל אנשים מסכמים את האירוע אם היה אוכל טוב או לא… מאוד עקרוני לבחור בקייטרינג כשר איכותי, בסטנדרטים גבוהים זה מכבד את בעל האירוע וגם את האורחים, חשוב מאוד לשים דגש בנושא זה ולא להתפשר שכן הצלחת האירוע תלויה בעקיפין בכיבוד.
גולשים התעניינו גם דוכני מזון לאירועים
- הקפדה על לו"ז מתוכנן
כמארגן האירוע חשוב מאוד שיהיה לו"ז מסודר של כל האירוע מפורט לפרטי פרטים אחרי ששמעתם לפחות חלק מההרצאה או מההופעה שבחרתם, ותוך התחשבות בבלת"מים, הכינו טבלה עם כל הספקים ואנשי קשר, קחו בחשבון הפסקות, תקלות, זמן לשאלות ואפשרות למענה לאורחים החשובים שלכם.
- מיתוג
כבעל האירוע חשוב לך שהאורחים יצאו עם המסר שרצית להעביר, מומלץ לחלק שי ממותג במוצר שלך בסיום האירוע ולהפנות את האורחים לאנשי מקצוע אם ירצו לרכוש או לקבל מידע נוסף על המוצר שלך.
בנוסף יכול להיות גם ג'ינגל שיתנגן לאורך האירוע, בלונים עם הלוגו, וכל דבר שיכול למנף את הרעיון שלך יכול לבוא בחשבון.
כתבה מומלצת ימי כיף לעובדים
- הגיע הזמן ליהנות
תכנון אירוע כזה דורש חודשים רבים של עשייה, כשמגיע הרגע והאירוע מתחיל זה הזמן לראות איך כל זה קורה באמת, מומלץ להירגע וליהנות מהעבודה הרבה שהושקעה, הגעתם עד לכאן – עכשיו זה הזמן ליהנות.
לסיכום
חשיבות אירוע כזה דורש ידע וניסיון, התחשבות ותכנון, חשיבה והשקעה של משאבים רבים כמו זמן ותקציב, הצלחה של הפקת אירוע עסקי תורם רבות לעתיד הארגון ולהידוק הקשר בינו לבין הלקוחות.
אולי יעניין אותך ערב גיבוש לעובדים
